At styre igennem sin forestilling og ikke i kraft af kontrol
Jeg har igennem mange år beskæftiget mig med styring. Anledningen til denne interesse opstod da jeg som ledelseskonsulent fik min gang i større industrivirksomheder og der mødte ”ISO mapperne” med deres indhold af instruktioner, flowdiagrammer og procedurer. Jeg forstod intentionen om at ”ville have styr på det”, og har siden stillet spørgsmål ved måden som mange virksomheder forsøger at opnå denne styring på. Mine holdninger og arbejde med at nytænke ”styring” har ført til mange spændende opgaver og udviklingsprocesser i Danmark og Europa.
Styring og kontrol?
Det er en udbredt opfattelse at styring har med kontrol at gøre. Når jeg f.eks. spørger en fødevarevirksomhed om der er ”styr på det”, så bliver det bekræftende svar typisk begrundet med, at der foretages laboratoriekontrol af de varer, som produceres. Imidlertid kendes svaret på disse kontrolprøver ofte først efter at fødevaren er spist eller drukket, og kan derfor næppe regnes som noget, der bidrager til styringen af produktionen? Ville vi f.eks. vurdere om en buschauffør har styr på sin bus ud fra om han kører i grøften eller ej? Eller fødegangens styring på, hvor mange babyer der tabes på gulvet? Det mest slående eksempel på manglende styring finder vi i den karikerede scene, hvor elskeren efter at have pustet og stønnet over sin kvinde, spørger: ”Var det godt?” … Spørgsmålet kommer ligesom lidt for sent!!
Hvis vi forstår ”styring” som et ønske om løbende at kunne justere en adfærd eller proces frem imod et ønsket resultat, så siger det sig selv at denne styring IKKE kan ligge i kontrollen af dette resultat – uanset hvor denne end måtte forekomme i en givet proces. Kontrollen vil ske ”for sent”, dvs. altid efter den ønskede adfærd. En af mine yndlingsmetaforer handler om bilisten, som vil køre til München, og vælger at ”styre” ved udelukkende at kigge ud af bagruden i bilen, og så efterfølgende korrigere, hver gang han mener at passere noget, som han ikke forventer at finde på vejen til München. ”Hov, der kom Bremen… så har jeg vist valgt en forkert vej!”.
Måske ligger løsningen så i at se styringen og kontrollen som et cirkulært forløb? Dvs. ved at formindske afstanden imellem kontrollerne og korrektionen? Enhver som prøver at løbe baglæns, vil hurtigt erfare, at det at styre ved at se bagud og løbe i den anden retning vil føles ubehageligt efter kort tid, uanset hvor opmærksom man end er.
Styre igennem ord?
En anden holdning jeg ofte støder på, udtrykker, at det at beskrive hvordan ting skal gøres, bidrager til at vi har styr på det. Management teorier følger sin egen mode. For nogle år siden hed det ”Total Quality Management”, så kom ”Business Process Reengeneering” og lige for tiden arbejder mange virksomheder med ”LEAN”. Om end indpakningen kan synes forskellig, så tager disse teorier sigte på at forbedre og effektivisere styringen af virksomheden, og fælles for dem alle er et ønske om at fastholde de gevinster, der opnås undervejs. Midlet hedder typisk: Standardisering: ”Når den bedste måde at gøre en ting på er fundet, så skriver vi den ned!”. Vi udarbejder en instruktion eller en standard, som fortæller hvordan en givet aktivitet skal udføres. Standarderne og instruktionerne bliver til regler, som efterfølgende skal følges. I erkendelse af at der er brug for løbende forbedringer så opfordrer alle disse managementteorier så også til, at man i virksomheden løbende ændrer disse standarder i takt med, at man bliver klogere.
Et væsentligt spørgsmål at stille kunne så være, hvordan vi bliver klogere? Som regel kommer klogskab af en erfaring. Skal vi blive klogere end det, der står i standarden, så må vi erfare, at en anden måde at gøre tingene på virker bedre. Men denne erfaring kan jo netop kun opnås, hvis vi bryder den regel, som er skrevet ned? Hvilket vi jo typisk vil anse for at være en fejl! Vi bygger med andre ord et system op, som udelukker at der skabes forbedringer, idet det som paradoksalt skulle skabe forbedringerne, nemlig erfaringen med andre måder at gøre tingene på, af systemet selv opfattes som uønskede afvigelser fra de samme standarder! Hvilket paradoks!
Standarderne tillægges også den funktion, at medarbejderne kan lære af at læse i dem.
Denne tanke indeholder på samme måde nogle væsentlige selvmodsigelser. Hvem ville f.eks. have tillid til en jordemor, eller en buschauffør som for at kunne passe sit arbejde var nødt til først at læse i et notat, hvordan man hjælper et barn til verden, eller hvordan bussen køres? At såvel den ene som den anden måske kunne have glæde af en huskeliste i forskellige sammenhænge er en anden sag. Huskelister handler ikke om hvordan ting skal gøres, men om hvad jeg ikke må glemme, fordi vi netop ikke kan huske, hvad det er vi har glemt.
Hvordan fungerer styring så? Ved således at have aflivet såvel kontrollen som brugen af standarder og instruktioner som midler til at opnå en bedre styring, hvad er der så tilbage? Hvordan fungerer styring?
”At styre noget” vil jeg betegne som en adfærd der beskæftiger sig med det, som endnu ikke er sket. Da jeg en mørk aften på en Tysk landevej for sent opdagede at vejen drejede 90 grader, måtte jeg i løbet af få sekunder handle meget hurtigt. I erindringen kan jeg opleve det, som om jeg traf en række beslutninger, og i virkeligheden agerede jeg måske blot ud fra min rutine som chauffør? Jeg trådte på bremsen og indså hurtigt på de få meter af asfalten, der var tilbage før grøften kom, at det ikke var tilstrækkeligt til at redde mig ud af situationen. De næste sekunder styrede jeg igennem rabatten, grøften, over et stykke mark og nåede akkurat at rette bilen så meget op, at jeg kunne tage endnu en grøft så tilpas skråt til at fronten på min bil kom fri. Jeg endte oppe på en tværvejs asfalt igen med adrenalinet pumpende rundt i blodet, overrasket, lidt rystet og glad for at være hel endnu. Min bil havde heldigvis blot fået en mindre skade på en lavt hængende karosseridel. Bagefter siger jeg, at jeg styrede mig ud af uheldet, og priser mig naturligvis lykkelig for, at der ikke stod et stort træ eller lå en sten på marken, hvor jeg kom susende.
Hvad var det, som gjorde mig i stand til at styre på denne måde? Min rutine? Min erfaring som ung med motorsport og Rally? Og hvordan virker sådan en erfaring? En ting står lysende klart for mig: Der er ikke skyggen af kontrol i denne styring! Jeg reagerede ikke. Jeg agerede!
Kontrol står i modsat forhold til glæde
Tor Nørrestranders har skrevet en bog om glæde. ”Glæd dig!” hedder den. I den undersøger han, hvordan vi igennem kroppens bevægelsessystem opnår tilfredshed og glæde i livet. Hypotesen han behandler er, at kontrol står i et modsat forhold til glæde. Jo mere vi kontrollerer noget, jo mindre belønnes vi af vores oplevelse af det. Et herligt eksempel på dette fænomen finder vi i, at det er umiddelbart umuligt at kilde sig selv. Vi ved at hånden vil forsøge at kilde, og det faktum, at vi forventer denne berøring, gør at kroppen ikke belønner os med en overraskende følelse og latter.
Stoffet Dopamin spiller en rolle i måden vi styrer vores bevægelse på. Mennesker med Parkinsons syge – en sygdom karakteriseret ved skælven og ukontrollerede bevægelser – menes ikke at kunne producere Dopamin nok.
Hvor man før troede at Dopamin kun blev frigivet, når man bevæger sig, har bl.a. studier af aber og funktionen af Dopamin vist, at stoffet frigives når organismen får noget, som den ikke har forventet. Vi handler med andre ord på en overraskelse, positiv eller negativ. Forsøg viste iflg. Tor Nørrestranders at aber meget hurtigt lærte at flytte glæde over f.eks. at få juice, fra det at drikke juicen selv, over til forventningen om at få denne juice. En af konklusionerne af disse og andre forsøg viste at styringen af vores krop sandsynligvis sker på den måde, at vi løber rundt med en forestilling om, hvad der er værdifuldt for os, og en model af verden der fortæller os, hvor disse attraktive sager er. Vi navigerer så ved at sammenligne det vi får, med det vi troede vi ville få. Dopamin fungerer således som et læringssignal – et signal om at vi er på rette vej. Forudsætningen for frigivelsen af dette stof er med andre ord, at vi er gode til at forestille os noget. Styringen foregår ved at sammenligne det, der erfares lige nu, med det vi forventer os. Og hvis der ikke er nogen forskel, så reagerer vi ikke! Reaktionen – frigivelse af det hormon som styrer vores bevægelse – kommer som følge af at der opleves en forskel.
“At vælge den forventeligt bedste rute”
Da jeg styrede mig ud af mit uheld i min bil, havde jeg hele tiden en fast overbevisning om at det kunne lykkes. Det står stadig lysende klart for mig, at jeg i hele forløbet fremadrettet søgte den rute og handlede, som jeg troede på ville være den bedste. Da den næste grøft kom farende imod mig var jeg helt bevidst om, at jeg måtte ramme den med venstre forhjul drejet i den rigtige vinkel for at få bilen i sin længdeakse til at rulle på sine hjul op over den, og dermed undgå at jeg endte med fronten i grøften vinkelret på skrænten indhyllet i Airbags. Styring blev for mig hele tiden at vælge den forventeligt bedste rute, uden at have tid til at vente på resultatet.
Tor Nørretranders kalder denne styring for ”forventnings-afvigelse”. Når vi betragter det ”At styre noget” som en adfærd der beskæftiger sig med det, som endnu ikke er sket, så ligger det i definitionen, at kontrollen ikke indgår som en del af denne adfærd. Styringen bliver at træffe beslutninger ud fra det, som jeg forventer, vil ske. Man kunne så postulere, at dette valg bygger på en erfaring om det, som netop er sket, men hvis vi på baggrund af erfaringen er i stand til at forudsige præcis, hvad der vil ske, og dette forventelige også sker, så oplever vi netop ingen afvigelse imellem vores forventning og begivenheden, hvorved Dopamin ikke frigives – og bevægelsen (styringen) udebliver.
Styringen ligger i den fremadrettede række af besluttede og ubevidste handlinger, som bliver til på baggrund af en forestilling om noget ønskværdigt. Kontrollen og den efterfølgende vurdering tjener ikke til at styre men kan bidrage til at skabe en erfaring og læring, der gør mig i stand til at forfine min forventning til næste gang.